Toda venda deve ser acompanhada de uma nota fiscal. No entanto, emitir os documentos não é tão simples quanto pode parecer afinal, eles possuem diversos campos que devem ser preenchidos observando regras e leis.

Para preencher e emitir suas notas de forma mais rápida e certeira, mostraremos agora o que significam os vários campos do documento e como você deve completá-los. Por fim, também explicaremos como transmitir as notas fiscais e o que é o arquivo XML.

Confira o artigo e tire suas dúvidas sobre o assunto!

 
Dados do emitente e do destinatário
Emitente é a empresa que vende os produtos e fornece a nota fiscal. Sua identificação não pode conter erros. 

Os dados do destinatário se referem às informações sobre o cliente comprador da mercadoria, também devendo ser preenchidos com cautela.

São eles:

• Nome;
• Endereço;
• CNPJ ou CPF;
• Inscrição Estadual, caso tenha;
• Forma de pagamento;
  • Seja à vista ou a prazo, a forma de pagamento deve ser corretamente preenchida. Caso a venda seja feita em prestações, as faturas, seus vencimentos e seus valores também precisam constar no documento.

Descrição dos produtos
Não há uma forma ideal de descrever a mercadoria vendida conforme a lei. Porém, o que sempre deve ocorrer é o preenchimento com o nome correspondente ao produto certo e outros detalhes que sejam importantes para a venda. O que for escrito precisa ser claro e dizer objetivamente do que se tratou a venda.

Unidade e quantidade
A unidade refere-se ao tipo de volume vendido para o produto. Se a empresa vende sapatos, a unidade é o par. Se comercializa bebidas, a unidade é o litro e assim sucessivamente. Por outro lado, definindo a quantidade é o total do volume vendido, ela diz respeito à soma das unidades comercializadas, como 500 pares ou 1.000 litros de produto, por exemplo.

Preços unitário e total;
O preço unitário é cobrado por unidade, os litros ou os pares do exemplo acima. O preço total, por sua vez, é o valor unitário multiplicado pela quantidade.

NCM
A sigla NCM significa “Nomenclatura Comum do Mercosul”. É um número que identifica cada produto existente em diversos países da América do Sul. O código é obrigatório e deve ser o correto de cada mercadoria da nota, pois não se pode usar apenas um para todos do mesmo documento.

Para encontrá-lo, recomendamos utilizar a pesquisa de NCM da Receita Federal. Além de ser uma fonte bastante confiável, ela dá a possibilidade de pesquisar o número escrevendo o nome do produto, o que é muito mais simples do que procurar em uma lista imensa de códigos.

CFOP
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma informação obrigatória por lei na nota fiscal. Ele indica qual é a finalidade do documento que está sendo emitido. O código da revenda de produtos pode ser o 5.102 ou o 5.405, por exemplo, dependendo do tipo de produto e de como funciona seu ICMS. Já a devolução de uma compra utiliza o CFOP 5.202.

Para conseguir o CFOP de determinada nota, digite no Google o termo “CFOP” junto ao termo “Secretaria da Fazenda”. Facilmente você encontrará uma tabela com os códigos, todas as disponibilizadas em sites das Secretarias da Fazenda do Brasil, independentemente do estado, são confiáveis.

Dados do frete
Todas as informações acerca do transporte do produto vendido precisam ser colocadas em nota. Saiba quais são elas:

• Nome da empresa transportadora;
• Código da responsabilidade do frete, sendo “0” para frete por conta do emitente e “1” para responsabilidade do destinatário;
• Placa e estado do veículo;
• CPF ou CNPJ do transportador;
• Endereço do transportador;
• Inscrição Estadual do transportador, caso seja uma empresa;
• Quantidade de volumes transportados;
• Tipo de volume, como caixas ou pallets;
• Peso da carga.

Dados adicionais
O campo de dados adicionais serve para o preenchimento de informações que não podem ser colocadas em outros locais por falta de quadros específicos para elas.

Se o cliente emite, por exemplo, uma ordem de compra para o pedido, a empresa realiza a venda e coloca algo como “Conforme número de ordem de compra 135″ nos dados adicionais. Quando clientes emitem ordens, geralmente eles pedem para que elas também sejam identificadas em nota.

Como transmitir e utilizar a nota fiscal
Para utilizar o documento, é preciso assiná-lo e transmiti-lo ao Fisco. É assim que o órgão do Governo recebe a nota e autoriza a empresa a utilizá-la. Para isso, será necessário um certificado digital, uma ferramenta para assinar e transmissão de documentos digitalmente.

Após preencher todos os dados da nota é preciso validar o documento. Nesse é conferido se todas as informações estão corretas. Em seguida, a nota deve ser assinada, o que também é feito em um clique. Basta selecionar a assinatura, digitar a senha do certificado digital e confirmar.

Com a assinatura feita, o documento pode ser transmitido, o procedimento é igual ao de assinatura. Então, com tudo isso realizado, a nota pode ser utilizada e a venda pode legalmente ser finalizada.

O que é o arquivo XML
Toda nota fiscal gera um arquivo XML, que pode ser extraído do programa emissor após a finalização da nota. É obrigação legal extrair o arquivo do programa, guardá-lo em um computador ou pendrive e enviá-lo ao cliente, além de enviar a nota impressa.

Afinal, se houver qualquer fiscalização, vendedor e cliente terão de mostrar que estão guardando arquivos de notas recebidas e emitidas.

Se você tem clientes e precisa emitir nota fiscal. Entre em contato conosco e saiba como adquirir uma solução de emissão de nota fiscal e de controle para facilitar seu faturamento!