A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma exigência legal para todas as transações comerciais. No entanto, o processo de preenchimento pode ser complexo, exigindo atenção a diversas detalhes e conformidade com legislações específicas. A seguir, apresentamos uma explicação detalhada sobre cada campo da NF-e e orientações sobre como completá-las de maneira adequada. Também abordaremos o procedimento de transmissão das notas fiscais e a natureza do Arquivo XML gerado.

Dados do Emitente e do Destinatário:

Emitente: Refere-se à empresa responsável pela venda e pela emissão da nota fiscal. É imperativo que as informações do emitente sejam precisas e estejam livres de erros.

Destinatário: Este campo contém os dados do cliente adquirente da mercadoria, que devem ser preenchidos com a mesma precisão.

Informações necessárias: 

Nome:

Endereço:

CNPJ:

Inscrição Estadual (se aplicável):

Forma de Pagamento (a vista ou prazo):

Em caso de vendas parceladas, é essencial incluir informações sobre as faturas, seus vencimentos e valores:

Descrição dos Produtos

Embora não exista um formato padrão para a descrição dos produtos, é fundamental que o nome do produto e outros detalhes relevantes sejam apresentados de forma clara e objetiva. A descrição deve permitir que o leitor compreenda exatamente a natureza do produto vendido.

Unidade e Quantidade 

Unidade: Refere-se à medida utilizada para o produto. Por exemplo, para calçados, a unidade é "par", para bebidas, é "litro".

Quantidade: Indica o total de unidades vendidas, como 500 pares ou 1.000 litros.

Preços Unitário e Total 

Preço Unitário: Valor cobrado por cada unidade do produto.

Preço Total: Calculado pela multiplicação do preço unitário pela quantidade.

NCM

A sigla NCM significa “Nomenclatura Comum do Mercosul”, um código que identifica produtos em diversos países da América do Sul. O NCM é obrigatório e deve ser específico para cada mercadoria. Para localizá-lo, recomenda-se utilizar a pesquisa de NCM da Receita Federal, que permite buscar pelo nome do produto.

CFOP 

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é uma informação obrigatória que indica a finalidade da nota fiscal. Os códigos variam conforme o tipo de operação, como revenda ou devolução. Para obter o CFOP correto, é aconselhável consultar tabelas disponíveis nos sites das Secretarias da Fazenda.

Dados do Frete

As informações relacionadas ao transporte do produto devem ser incluídas na nota fiscal. As informações necessárias são:

Nome da empresa transportadora

Código de responsabilidade do frete (0 para emitente, 1 para destinatário)

Placa e estado do veículo

CPF ou CNPJ do transportador

Endereço do transportador

Inscrição Estadual do transportador (se aplicável)

Quantidade de volumes transportados

Tipo de volume (caixas, pallets, etc.)

Peso da carga

Dados Adicionais

O campo de dados adicionais é destinado ao preenchimento de informações que não se encaixam em outros campos. Por exemplo, se um cliente emitir uma ordem de compra, você pode incluir uma anotação como “Conforme número de ordem de compra 135” nesse campo.

Como Transmitir e Utilizar a Nota Fiscal

Após o preenchimento de todos os dados, a NF-e deve ser assinada e transmitida ao Fisco. Para isso, é necessário um certificado digital, que possibilita a assinatura e a transmissão eletrônica do documento.

1. Validação: Verifique a precisão de todas as informações.
2. Assinatura: Selecione a assinatura digital, insira a senha do certificado e confirme.
3. Transmissão: O procedimento é semelhante ao da assinatura. Após a transmissão, a nota poderá ser utilizada, e a venda legalmente finalizada.

O que é o Arquivo XML

Cada NF-e gera um arquivo XML, que deve ser extraído do programa emissor após a finalização da nota. É uma obrigação legal armazenar esse arquivo em um computador ou pendrive e enviá-lo ao cliente, juntamente com a nota impressa. Essa prática é fundamental para assegurar que tanto o vendedor quanto o cliente possam apresentar os arquivos de notas recebidas e emitidas em caso de fiscalização.

Se sua empresa necessita emitir notas fiscais de forma eficiente, entre em contato conosco para explorar soluções de emissão de nota fiscal e controle que podem otimizar seu processo de faturamento.