Apesar da digitalização dos documentos fiscais emitidos pelas empresas ter sido implementada para facilitar a vida dos empreendedores e dos contadores, não são poucas as pessoas que ainda encontram grandes dificuldades na hora de emitir, consultar, baixar e armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas (NFes).

Além disso, não é incomum que a chave de acesso seja confundida com o número de série da NFe.

Por isso, mostraremos as principais diferenças entre os dois documentos, como são compostos e se, de fato, é necessário ter uma chave de acesso para gerenciar as NFes emitidas por sua empresa.

Continue a leitura para conferir!

Nota Fiscal eletrônica (NFe)

A NFe é um documento emitido após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. Sua emissão é obrigatória pela legislação para fins de recolhimento fiscal, monitoramento das atividades comerciais das empresas e proteção – tanto dos empreendedores quanto consumidores – de fraudes.

O número de série de Nota Fiscal eletrônica deve haver sequência obrigatória e a legislação não admite quebra nessa sequência, é necessário informar à Secretaria da Fazenda e inutilizar essa nota fiscal que esteja fora da sequência numérica até o décimo dia do mês seguinte à essa quebra.

As Notas Fiscais eletrônicas de uma única série possuem uma numeração de 000.001 a 999.999, o número de série é inserido antes dessa sequência e o primeiro número de série é 1. O número 1 só deixará de ser utilizado e passará a utilizar a série 2 quando se chegar à emissão de nota fiscal de número 999.999.999. Daí então será emitida a nota fiscal 000.001 da série número 2.

O Portal da NFe diz:

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).

A NFe documenta a transação e pode ser consultada diretamente do portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou por meio de plataformas de gestão fiscal.

Chave de acesso da NFe

Se você está se perguntando se o número da NFe é o mesmo que o da chave de acesso, a resposta é: não.

A chave de acesso, basicamente, é um número com 44 posições que serve para identificar uma determinada NFe. Essa chave está presente tanto no arquivo XML quanto no Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, o DANFe.

Entretanto, o número da NFe é um dos componentes da chave de acesso, contendo 9 posições.