Descubra notas que foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa

A maneira mais segura de realizar a escrituração de notas para o SPED fiscal é por meio da consulta às notas fiscais eletrônicas (NF-e) que foram emitidas contra a sua empresa. Porém, você sabe como consultar uma NF-e pelo número da nota?

Para isso, é preciso ficar atento à chave de acesso, que geralmente é confundida com o número de série da NF-e. Para não existirem mais dúvidas, nesse artigo falaremos sobre todas as possibilidades de consulta de uma NF-e e qual é o passo a passo para que você encontre todas as informações que precisa.

Entenda os números relacionados a NF-e

A primeira coisa a se fazer é identificar o número da nota fiscal que será consultada. Por força da legislação, a numeração das NF-es vai de 000.001 a 999.999. Além disso, toda nota fiscal tem um número de série, que começa sempre em um. Vamos a um exemplo para que você compreenda melhor:

Se você está começando agora, a nota fiscal emitida pela sua empresa será da série 1 e o número dela estará compreendido entre 000.001 a 999.999. Após emitir as 999.999 sua empresa passa para a série 2 e a numeração retorna para 000.001, sendo assim sucessivamente para as séries seguintes.

Você não precisa ter necessariamente o número da NF-e para consultá-la ou baixar o seu XML. Contudo, para isso você precisará da chave de acesso, um código de 44 dígitos que pode ser utilizado no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Agora que você sabe as diferenças entre esses termos, vamos ao passo a passo!

Como realizar a consulta de uma NF-e

Passo 01: de posse de todas as informações acima, acesse o Portal Nacional da Sefaz;

Passo 02: em seguida, digite a chave de acesso no campo correspondente. Se você não tiver esse número, infelizmente, não será possível seguir a consulta. Confirme o captcha, clicando em “não sou um robô”;

Passo 03: por fim, insira o certificado A1 ou A3.

Você pode estar se perguntando: como encontrar a chave de acesso correta? A resposta está no DANFe (Documento Auxiliar da NF-e). Você precisa ter ele em mãos para encontrar a chave de acesso. Em geral, o fornecedor envia o DANFe impresso ou por e-mail para a empresa, de forma que você tenha acesso a essas informações. Se por um acaso você não o recebeu, solicite-o junto ao seu fornecedor.

Outra solução possível é usar softwares de gestão de NF-es, como o IntegraNF-e que registram automaticamente as chaves de acesso de cada nota emitida e por isso ajudam muito. Nesse caso, basta consultar em seu software o número da nota correspondente.

Por que é uma boa ideia investir na consulta NF-e?

Como você pôde perceber, não é difícil fazer a consulta online de uma NF-e, porém, o processo pode ser um pouco trabalhoso se você não tiver em mãos todas as informações que precisa. Por essa razão é que se recomenda que as empresas invistam em softwares de gestão contábil que incluam o armazenamento dos dados das NF-es.

Graças a eles, com uma simples busca você encontrará tudo o que precisa dentro da sua base de dados, agilizando os processos. Lembre-se ainda que, conforme a legislação, é necessário armazenar o XML de uma NF-e por pelo menos cinco anos, a contar da data de emissão, caso deixe de observar essa obrigação, sua empresa é passível a multa. O valor pode chegar a R$ 1 mil por nota perdida. A Receita Federal está sempre de olho nisso, tanto que somente no primeiro semestre de 2017, recolheu R$ 73 bilhões em créditos tributários. Ou seja, não dá para deixar de lado esses requisitos legais.