Na rotina de uma empresa, muitas são as tarefas burocráticas, que exigem tempo e organização do gestor. Mas a tecnologia torna tudo mais fácil e rápido. Se você sabe o que é arquivo XML de nota fiscal, entende do que estamos falando. Caso não saiba, está na hora de aprender.

O que é arquivo XML de nota fiscal

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NF-e (a nota fiscal eletrônica), que é emitida quando da venda de um produto. Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

Diferentemente do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), sobre a qual falaremos em seguida, o arquivo XML não acompanha a mercadoria negociada, cabendo ao fornecedor disponibilizá-lo ao cliente para consulta e armazenamento eletrônico.

Veja alguns dos campos e informações presentes no arquivo XML da NF-e:

• Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
• Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
• Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual
• Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
• Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins
• Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto)
• Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento
• Informações adicionais: fonte de impressão Danfe e informações complementares de interesse do contribuinte.

Além do arquivo XML: o que você precisa saber

Agora você já sabe o que é arquivo XML de nota fiscal, mas é importante entender que essa é apenas parte do processo, mais precisamente relacionada à sua conclusão. Antes disso, se você é o fornecedor da mercadoria, há algumas etapas a cumprir. Vamos explicar melhor.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e substitui modelos de notas em papel, que eram utilizados nas transações comerciais entre pessoas jurídicas. Em operações de varejo ao consumidor, ela só é utilizada quando envolve destinatários em estados diferentes do emitente.

A versão eletrônica prevê a transmissão e o armazenamento online dos documentos. Outras de suas características são a segurança no preenchimento e a maior eficiência na fiscalização tributária por parte da Receita Federal, já que as operações comerciais são acompanhadas em tempo real.

Para a emissão, é preciso contar com um certificado digital. Sua função é confirmar a autenticidade do documento, sendo ele adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Outras obrigações incluem o cadastro junto à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e a adoção de um software emissor de NF-e, sendo esse tipo de sistema responsável por gerar e armazenar as informações individualmente em um arquivo XML.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe)

O Danfe é o demonstrativo que acompanha a mercadoria negociada. Trata-se de uma descrição em papel com as principais informações da nota fiscal, que a sua empresa recebe quando compra e que fornece ao cliente quando vende.

Por vezes, esse documento é alvo de confusão, sendo equivocadamente tratado como a versão impressa da NF-e. Não caia nesse erro, pois a verdadeira nota está no arquivo XML, que igualmente deve ser disponibilizado para cada operação.

Além dos dados relativos à transação, o Danfe vem acompanhado de uma chave de acesso, composta por um código único de 44 algarismos. Ao digitá-la no portal da Nota Fiscal Eletrônica, é possível realizar uma consulta completa ou resumida aos campos da NF-e. Para baixá-la no formato XML, no entanto, é preciso ter um certificado digital.

Importante: como não substitui a nota em XML, o Danfe não possui valor fiscal e não precisa ser armazenado pelas empresas envolvidas na operação.

Fique atento às suas obrigações

Você viu que NF-e, Danfe e o arquivo XML são parte de uma mesma operação, porém se diferenciam em suas funções. Caso a sua empresa atue com compra ou venda de produtos, é fundamental que conheça todas as obrigações relacionadas a esse processo.

A primeira delas é que, caso venda, deve emitir a nota fiscal eletrônica, de acordo com as regras inicialmente previstas no Protocolo ICMS 10, publicado em 2007 pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a lançar a NF-e, mas se assim desejar, deve cumprir os mesmos requisitos aplicados às demais empresas.

Para a entrega do produto descrito na NF-e, ou seja, quando há circulação de mercadorias, o transportador obrigatoriamente precisa estar com o Danfe. Caso contrário, está sujeito à multa se for parado em fiscalização.

O Danfe deve ser impresso de forma individual para cada nota eletrônica, não devendo trazer dados referentes a mais de um documento fiscal. Vale lembrar ainda que emissor e receptor não são obrigados a guardar cópia dele.

O arquivo XML, por sua vez, também deve ser emitido para cada NF-e. Ele não acompanha a mercadoria, mas pode ser enviado pelo fornecedor ao cliente por e-mail, ou estar disponível para download em área específica no site da empresa responsável pela venda do produto.

Tanto emissor quanto receptor devem guardar seus arquivos XML pelo prazo de cinco anos. Como eles substituem a nota fiscal, podem ser utilizados para a troca de um produto e também solicitados em uma fiscalização da Receita Federal, gerando multas na sua ausência.

Tecnologia facilita organização

Em razão da obrigatoriedade de disponibilização e de armazenamento de cada arquivo XML, pode ficar inviável à empresa ingressar no portal nacional da NF-e e, individualmente, digitar a chave de acesso relativa a cada produto para baixar e guardar uma cópia eletrônica da nota fiscal.