Requisitos para cancelamento da NF-e:

Para que o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) seja válido, é necessário atender alguns requisitos fundamentais:

Autorização Prévia: A NF-e deve ter o uso previamente autorizado pelo Fisco, conforme o protocolo de "Autorização de Uso".

Não Ocorrência do Fato Gerado: O cancelamento só é permitido se a mercadoria não tiver saldo do estabelecimento. Isso significa que, se a mercadoria já foi transportada, o cancelamento não pode ser realizado.

Prazo de Cancelamento: O pedido de cancelamento deve ser efetuado no prazo máximo de 24 horas contadas a partir de autorização de uso de NF-e.

Processo de Cancelamento 

O emitente da NF-e deve solicitar o cancelamento gerando um arquivo XML. O layout deste arquivo pode ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). É importante que o arquivo XML seja assinado digitalmente, utilizando uma assinatura certificada por uma entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A assinatura deve conter o número do CNPJ de um dos estabelecimentos do contribuinte, garantindo assim a autoria do documento digital. 

Após o prazo regulamentar de 24 horas, os pedidos de cancelamento transmitidos à Secretariada Fazenda serão aceitos até 480 horas após a autorização de uso da NF-e. Contudo, nesse caso, o emitente estará sujeito a penalidades, conforme estipulado no item Z1 do inciso IV do art. 507 do Regulamento do ICMS.

Estruturação de Notas Canceladas

Uma dúvida comum é se as NF-e precisam ter seus números inutilizados. A resposta é não. Nenhuma NF-e cancelada deve ser inutilizadas. Cada número/série de NF-e pode estar em uma das seguintes situações:

• Utilizado: Quando a NF-e foi autorizada e está em uso.
• Cancelada: Quando a NF-e foi cancelada dentro dos prazos e requisitos estabelecidos.
• Denegada: Quando uma NF-e não foi autorizada pelo Fisco. 
• Inutilizado: Quando o número nunca foi utilizado, 

Portando, uma vez que um número de NF-e é ocupado, seja por uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada, ele não pode ser inutilizado.

O cancelamento da NF-e é um processo que exige atenção aos detalhes e cumprimento rigoroso das normas estabelecidas pela legislação tributária. O não cumprimento desses requisitos pode resultar em penalidades e complicações fiscais para o emitente. É sempre recomendável que os contribuintes mantenham-se atualizados sobre as legislações e orientações da SEFAZ para evitar problemas futuros.